Pengertian dan Mengenal Fungsi Microsoft Excel 2007

Pengertian dan Mengenal Fungsi Microsoft Excel 2007

LEVATRA ID - Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporatio makanan rinagn Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2013 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2013.

Memulai menggunakan Word 2007

Untuk menggunakan dan mengaktifkan Excel 2007 dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1). Klik menu START pada taskbar
2). Klik All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Excel 2007

Mengenal Bagian Dokumen / Interface

• Office Button terdiri atas perintah New Document, Open, Convert, Save, Save as, Print, Prepare, Send, Publish dan Close.
• Quick Access Toolbar, terdiri dari tombol yang dapat mempercepat kerja anda. Isinya hampir sama dengan perintah-perintah di Office Button. Jika anda ingin melihatnya langsung bisa menekan tanda panah.
• Menu Bar, terdiri dari perintah menu utama Microsoft Excel 2007 yaitu Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View.
• Title Bar, berisi nama file dan program aplikasi yang sedang aktif.
• Tool Bar, tombol-tombol bergambar yang memiliki fungsi tertentu dan digunakan untuk menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah.
• Tombol Ukuran, digunakan untuk mengatur ukuran jendela kerja.
• Name Box, Nama sel yang sedang aktif akan ditampilkan pada Name Box.
• Formula Bar, anda bisa mengedit data pada sebuah sel.
• Sel Aktif, tempat menuliskan atau mengedit data dan dikelilingi oleh garis batas yang lebih tebal.
• Column, Setiap kolom memiliki nama berdasarkan Abjad, dari kolom A hingga Z, dilanjut AA hingga XFD.
• Baris, untuk setiap baris memiliki nama berdasarkan Angka. Dari 1 hingga 1048576.
• Tab Worksheet, perintah dimana anda bisa berpindah ke kertas kerja lain dengan mudah.
• Insert Worksheet, dengan menekan Insert Worksheet anda bisa membuat Worksheet baru yang letaknya berurutan dengan Worksheet sebelumnya.
• Status Bar, Status lembar kerja anda.
• Document Area, merupakan lembar kerja yang aktif.
• Horizontal Scroll Bar, perintah untuk menggeser layar ke kiri atau ke kanan.
• Vertical Scroll Bar, perintah untuk menggeser layar ke atas atau ke bawah.
• Tampilan Layar, terdiri dari perintah untuk merubah tampilan layar. Terdiri dari Tampilan Normal, Tampilan Page Layout dan Tampilan Page Break Preview.
• Zoom, perintah untuk memperbesar & memperkecil tampilan pada lembar kerja anda.

Mengenal Elemen Jendela Word

1. Menu Bar
Berisi sederetan menu yang dapat digunakan, dimana setiap menu mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya. Misalnya Edit, akan mempunyai sub menu yang berhubungan dengan edit data, begitu juga dengan menu yang lainnya. Standarnya menu bar terdiri dari : Home – Insert – Page Layout – Formulas – Data - Review – View.

     1.1. Home

• Clipboard
• Paste : Menempelkan hasil perintah cut/copy yang ada di clipboard 
• Cut : Memindahkan bagian yang ditandai ke clipboard 
• Copy : Menyalin ke clipboard 
• Format Painter : Melakukan copy format

• Font 
• Font Selection : Mengganti jenis huruf 
• Font Size : Mengatur ukuran huruf 
• Increase/Decrease Font : Menaikkan dan menurunkan ukuran font satu tingkat 
• Bold, Italic, Underline : Menebalkan, memiringkan, menggarisbawahi teks 
• Border : Membuat garis bingkai sel 
• Fill : Mewarnai sel 
• Color : Mewarnai huruf

• Alignment
• Vertical Alignment : Mengatur posisi teks secara vertikal pada sel. Atas, tengan, dan bawah 
• Perataan teks : Mengatur perataan teks, kiri, tengah, dan kanan 
• Indent : Menambah dan mengurangi inden teks 
• Teks Orientation : Mengubah kemiringan teks 
• Merge Cell : Menggabungkan sel 
• Page Break : Mengatur pemisah halaman

• Number 
• Format Cell : Pengaturan jenis penulisan angka 
• Currency : Format angka untuk mata uang 
• Persen : Format angka persen 
• Comma : Mengubah nilai koma ribuan 
• Increase/Decrease Decimal : Menambah dan mengurangi nilai desimal

• Style 
• Conditional Formatting : Melakukan format terkondisi 
• Format as Table : Membuat format tabel cepat 
• Cell Styles : Membuat format sel secara cepat

• Cells 
• Insert : Memasukkan sel baru 
• Delete : Menghapus sel 
• Format : Melakukan format sel

• Editing 
• Sum : Melakukan penghitungan 
• Fill : Membuat pola angka secara kontinu 
• Clear : Menghapus semuanya dari sel, nilai, hingga format 
• Sort & Filter : Mengatur data agar mudah dianalisis 
• Find & Select : Mencari dan menyeleksi teks dalam lembar kerja

     1.2. Insert

• Tables 
• Pivot Table : Memasukkan tabel pivot
• Table : Memasukkan tabe 
• Ilustrations 
• Picture : Menambahkan gambar pada worksheet
• Clip Art : Menambahkan gambar clipart pada worksheet
• Shapes : Menambahkan gambar bentuk tertentu
• Smart Art : Memasukkan objek smartart 
• Chart 
• Coloumn : Memasukkan grafik kolom
• Line : Memasukkan grafik garis
• Pie : Memasukkan grafik pie
• Bar : Memasukkan grafik batang
• Scatter : Memasukkan grafik distribus
• Other Chart : Memasukkan grafik lainnya 
• Link 
• Hyperlink : Memasukkan hyperlink pada worksheet 
• Text 
• Textbox : Memasukkan kotak teks
• Header & Footer : Memasukkan header dan footer
• WordArt : Memasukkan teks dekoratif
• Signature Line : Memasukkan garis tanda tangan
• Object : Memasukkan objek
• Symbol : Memasukkan simbol

     1.3. Page Layout

• Themes 
• Theme : Mengubah tema tampilan excel
• Color : Mengubah warna tema
• Font : Mengubah jenis font tema
• Effect : Mengubah efek tema 
• Page Setup 
• Margin : Mengubah margin halaman
• Orientation : Mengubah orientasi halaman
• Size : Mengubah ukuran kertas
• Print Area : Menentukan area tertentu untuk proses cetak
• Breaks : Menentukan pemisah halaman
• Background : Menentukan gambar untuk latar
• Print Title : Menentukan baris atau kolom yang dicetak pada setiap halaman 
• Scale to Fit 
• Width : Menentukan lebar hasil cetak agar sesuai banyaknya kertas
• Height : Menentukan tinggi hasil cetak agar sesuai banyaknya kertas
• Scale : Memperbesar atau memperkecil hasil cetak sesuai persentase Ukuran
• Sheet Option 
• Gridlines : Mengatur tampilan garis grid di layar dan di hasil cetakan
• Heading : Mengatur tampilan header di layar dan di hasil cetakan 
• Arrange 
• Bring to Front : Objek ke depan
• Send to Back : Objek ke belakang
• Selection Pane : Memperlihatkan panel seleksi objek
• Align : Meluruskan objek
• Group : Mengelompokkan objek
• Rotate : Melakukan rotasi objek

     1.4. Formulas

• Function Library 
• Insert Function : Memasukkan fungsi formula
• Autosum : Melakukan penghitungan cepat
• Recently Used : Memasukkan fungsi yang pernah digunakan
• Financial : Memasukkan fungsi keuangan
• Logical : Memasukkan fungsi logik
• Text : Memasukkan fungsi teks
• Date & Time : Memasukkan fungsi waktu
• Lookup & Reference : Memasukkan fungsi lookup dan referensi
• More Function : Memasukkan fungsi lainnya 
• Defined Name 
• Name Manager : Membuat, mengubah, dan mencari nama yang digunakan dalam workbook
• Define Name : Memberikan nama bagi sel
• Use in Formula : Memilih nama yang digunakan pada workbook dan menggunakannya pada formula
• Create From Selection : Membuat nama sel secara otomatis 
• Formula Auditing 
• Trace Precedent : Memperlihatkan panah pada sel lain yang memengaruhi nilaisel ini
• Trace Dependent : Memperlihatkan panah pada sel lain yang dipengaruhi nilaisel ini
• Remove Arrows : Menghilangkan panas yang dibuat oleh tracer
• Show Formulas : Memperlihatkan formula setiap sel
• Error Checking : Memeriksa formula yang salah
• Evaluate Formula : Memperlihatkan kotak dialog evaluasi formula
• Watch Window : Mengawasi nilai beberapa sel saat dilakukan perubahan pada lembar kerja 
• Calculation 
• Calculation : Menentukan kapan kalkulasi dilakukan
• Calculate Now : Melakukan kalkuasi semua workbook sekarang
• Calculate Sheet : Melakukan kalkulasi sheet sekarang

     1.5. Data

• Get External Data 
• From Access : Memasukkan data dari MS Access
• From Web : Memasukkan data dari web
• From Text : Memasukkan data dari teks
• From Other Sources : Memasukkan data dari sumber lain
• Existing Connection : Memasukkan data dari sumber yang pernah digunakan 
• Connections 
• Refresh All : Menyegarkan kembali data yang diambil dari sumber
• Connection : Memperlihatkan semua koneksi data pada workbook
• Properties : Melakukan spesifikasi koneksi data pada workbook
• Edit Link : Mengatur koneksi data dari file lain 
• Sort & Filter 
• Sort A to Z : Mengurutkan data dari yang terkecil ke terbesar
• Sort Z to A : Mengurutkan data dari yang terbesar ke terkecil
• Sort : Memunculkan kotak dialog pengurutan
• Filter : Melakukan penyaringan terhadap sel
• Clear : Menghapus penyaringan pada sel
• Reapply : Melakukan kembali penyaringan
• Advanced : Melakukan penyaringan spesifik 
• Data Tools 
• Text to Coloumn : Memisahkan isi sel menjadi beberapa kolom
• Remove Duplicates : Menghilangkan baris terduplikasi
• Data Validation : Mencegah data yang tidak valid masuk ke sel
• Consolidation : Menyatukan nilai beberapa range ke dalam satu range
• What-If Analysis : Mencoba beberapa nilai pada formula 
• Outline 
• Group : Mengelompokkan baris sel sehingga mereka dapat memendekdan memanjang
• Ungroup : Memisahkan sel yang mengelompok
• Subtotal : Menghitung total beberapa baris data yang berhubungan

     1.6. Review

• Proofing 
• Spelling : Memeriksa ejaan teks
• Research : Membuka panel penelitian referensi
• Thesaurus : Saran kata yang sepadan
• Translate : Menerjemahkan kata ke bahasa lain 
• Comments 
• Comment : Memasukkan komentar baru
• Delete : Menghapus komentar
• Previous : Memperlihatkan komentar sebelumnya
• Next : Memperlihatkan komentar selanjutnya
• Show/Hide Comment : Memperlihatkan atau menyembunyikan komentar
• Show All Comments : Perlihatkan semua komentar
• Show Ink : Memperlihatkan keterangan tinta pada lembar kerja 
• Changes 
• Protect Sheet : Melindungi lembar kerja
• Protect Workbook : Melindungi buku kerja
• Share Workbook : Berbagi buku kerja
• Protect and Share Workbook : Melindungi dan berbagi buku kerja
• Allow Users to Edit Ranges : Memperbolehkan pengguna mengubah data
• Track Changes : Menelusuri perubahan yang terjadi pada dokumen
  

  Cara Menulis Rumus Excel

  Sebelum mengenal  rumus-rumus excel 2007, hal pertama yang perlu Anda ketahui adalah bagaimana menuliskan rumus excel agar bisa benar. 
  Cara 1: Menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung
  
• Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan 
• Pada formula bar, ketikkan = 5000000+3500000, lalu tekan tombol enter.

Note : Menulis rumus dengan cara ini cukup mudah kalau rumusnya sederhana dan pendek serta angkanya tetap.

Cara 2: Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel

1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus ditampilkan 
2. Pada formula bar, ketikkan = C4+C5, lalu tekan tombol enter.

Note : Menulis rumus dengan cara ini sangat bermanfaat jika datanya sering berubah.

Cara 3: Menulis rumus dengan bantuan mouse

1. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan
2. Ketikkan = , kemudian pilih dan klik sel C4
3. Ketik +, kemudian pilih dan klik sel C5
4. Tekan tombol enter

Note : Menulis rumus dengan cara ini sangat dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik alamat sel.

Nah... bagaimana mudah bukan cara menuliskan rumus excel, jika Anda sudah mahir dalam menuliskannya sekarang mari Kita lanjutkan pembahasannya. 

Operator Matematika yang Sering Digunakan (Rumus Dasar)

Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Excel ini, karena setiap tabel dan dokumen yang Kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. MS Excel memang sangat diunggulkan dalam menampung data-data yang bersifat numerik. Maka dari itu, di dalam MS Excel pun terdapat Operator dasar Matematika dan ini biasanya disebut sebagai rumus standar. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam Rumus Microsoft Excel adalah sebagai berikut:

No	Operator	Fungsi	Contoh Penggunaan
1	+ (ikon plus)	Penjumlahan	=A1+A2
2	- (ikon minus)	Pengurangan	=A3-A4
3	* (ikon bintang)	Perkalian	=A5*A6
4	/ (ikon garis miring)	Pembagian	=A7/A8
5	^ (ikon caret)	Pangkat	=A9^2 (angka berapapun yang berada di cell A9 akan dipangkat 2
6	% (ikon persen)	Prosentase	=A1*10% (gunakan sesuai dengan kebutuhan)

Tabel Operator Matematika (Rumus Dasar Excel)

Tidak usah bingung, sekarang perhatikan gambar tabel yang ada dibawah ini.

Penjelasan Gambar Tabel Diatas :

1. Mengisi Kolom Diskon
Untuk mengisi kolom diskon berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan. 
• Klik pada kolom yang akan diisikan Diskon Rp. (pada contoh ini sel yang akan digunakan adalah G6, silahkan aktifkan kolom G6)
• Awali dengan menuliskan "=" (setiap rumus excel harus diawali menggunakan operator = tanpa tanda kutip agar dikenali sebagai fungsi)
• Kalikan kolom E6 dengan F6 untuk mengetahui hasil persennya, bentuk penulisannya adalah =E6*F6 
• Kemudian tekan enter untuk mengetahui hasilnya, maka akan didapat angka 30,000 pada kolom G6 tadi (30,000 adalah 20% dari 150,000)
• Untuk menghitung rumus Diskon Rp. selanjutnya, silahkan copy format dengan cara drag pada rumus yang sudah selesai dikerjakan kemudian tarik hingga kolom G15.

Tips : Anda bisa langsung klik kolom yang akan dikalikan tanpa harus susah payah mengetik kolom yang akan dihitung satu persatu.

2. Mengisi Total Bayar
Nah setelah selesai mengisi kolom Diskon Rp. sekarang lanjutkan dengan mengisi kolom Total Biaya.
• Klik pada kolom yang akan diisikan Total Bayar (pada contoh ini sel yang akan digunakan adalah H6, silahkan aktifkan kolom H6)
• Awali dengan menuliskan "=" (setiap rumus excel harus diawali menggunakan operator = tanpa tanda kutip agar dikenali sebagai fungsi)
• Pada kolom H6 Kurangkan kolom Biaya (E6) dengan kolom Diskon Rp. (G6)  untuk mengetahui hasil pengurangannya, bentuk penulisannya adalah =E6-G6 
• Kemudian tekan enter untuk mengetahui hasilnya, maka akan didapat hasil 120,000 pada kolom Total Bayar yang pertama.
• Untuk menghitung rumus Total Bayar selanjutnya, silahkan copy format dengan cara drag pada rumus yang sudah selesai dikerjakan kemudian tarik hingga kolom H15.

Tips : Untuk melanjutkan mengisi kolom jumlah di bawahnya (kolom H7 dst), kita cukup memblok cell yang telah berisi rumus operator perkalian, arahkan kursor ke pojok kanan bawah cell/kolom. Tunggu hingga kursor berubah menjadi ikon (+). Setelah itu, click dan tahan lalu drag/geser ke bawah. Dengan demikian, kita telah meng-copy rumus tadi dan telah disesuaikan perubahannya untuk kolom yang akan dikalikan lagi.

Mengenal Fungsi atau Rumus Microsoft Excel

Setelah mengenal Tipe Data Microsoft Excel, dan bisa memulai menggunakan aplikasi excel sekarang Kita coba bahas rumus excel yang sering digunakan dalam dunia kerja atau administrasi perkantoran.

1. Fungsi Average

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;

=AVERAGE(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Misalnya untuk mengisi nilai rata-rata dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

2. Fungsi Sum

Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1, number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan. Misalnya untuk menjumlahkan range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =SUM(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

3. Fungsi Max

Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;

=MAX(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Misalnya untuk mencari nilai maksimal dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MAX(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

4. Fungsi Min

Fungsi Min adalah kebalikan dari fungsi Max, jika fungsi Max untuk mencari nilai tertinggi atau maksimal maka Min adalah untuk mencari nilai terkecil atau minimum dari sekumpulan data numerik. Bentuk umum penulisannya adalah ; 

=MIN(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Sebagai contoh untuk mencari nilai terendah dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MIN(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

5. Fungsi Count

Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita pilih. Bentuk umum penulisannya adalah ; 

=COUNT(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dihitung jumlah datanya. Sebagai contoh untuk menghitung jmlah data dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =COUNT(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.

6. Fungsi Logika IF

Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut:

Lambang Fungsi

= Sama dengan

< Lebih kecil dari

> Lebih besar dari

<= Lebih kecil atau sama dengan

>= Lebih besar atau sama dengan

<> Tidak sama dengan

Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah ;

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), artinya kalau ekspresi logika (logical_test) bernilai benar, maka perintah pada value_if_true akan dilaksanakan, jika salah, maka perintah pada value_if_false yang akan dilaksanakan. Perhatikan contoh berikut:

Contoh logika IF

Kolom keterangan diisi dengan ketentuan, jika kolom TANDA sama dengan K, maka keterangannya KAWIN, jika tidak, maka keterangan berisi TIDAK KAWIN. Ini dapat diselesaikan dengan rumus =IF(C3=”K”, “KAWIN”,”TIDAK KAWIN”). Pada rumus diatas Kita lihat bahwa jika datanya bertipe Teks/alpha numerik harus diapit oleh tanda kutip dua, lain halnya dengan tipe data numerik, tidak boleh menggunakan tanda kutip. Nah sekarang bagaimana jika ada beberapa kondisi/bertingkat (IF Bertingkat) seperti pada kasus nilai mahasiswa. Tidak perlu khawatir, langsung saja perhatikan gambar diatas pada tabel sebelah kanan. =IF(H3>=81,"A",IF(H3>=66,"B",IF(H3>=56,"C",IF(H3>40,"D","E")))), hal yang sama juga bisa dilakukan untuk mengisi kolom keterangan, dengan ketentuan, Jika nilai hurufnya sama dengan “A” maka keterangan “SANGAT MEMUASKAN, jika “B” maka “MEMUASKAN”, jika “C”, maka “CUKUP”, dan jika “D” maka bernilai “KURANG”, selain dari itu, maka bernilai “GAGAL”. Nah sekarang sudah paham kan bagaimana cara menggunakan fungsi IF, sekarang langsung dipraktekkan deh supaya tidak lupa. Semoga Tutorial Belajar Microsoft Excel kali ini bisa membantu rekan-rekan sekalian, jika ada yang perlu ditanyakan silahkan hubungi Saya melalui Email, Google+, Facebook dll.